Zatrudnienie asystenta w Twojej firmie uwalnia Cię od konieczności podejmowania projektów i skupiania się na dużym obrazie, czyli czymś, co często jest zaniedbywane przez właścicieli. Jesteś opłacany na poziomie pensji za pracę, którą wykonujesz, ale twoi klienci oczekują, że będziesz wielkim obrazem. Wynajęcie asystenta pozwala nadrobić zaległości w komunikacji z klientami, a jednocześnie strategizować przyszłość swojego biznesu. Oto najważniejsze korzyści z zatrudnienia asystenta w Twojej firmie.
Wyjaśnienie korzyści z zatrudniania osobistego asystenta
Podczas gdy osobisty asystent jest niezbędnym elementem firmy, przedsiębiorcy często poświęcają mniej czasu na rozmowy z nimi. Jest to niefortunne, ponieważ osoby te będą miały dostęp do poufnych informacji o firmie i będą odpowiedzialne za ważne funkcje. Zatrudnienie odpowiedniego asystenta osobistego jest równie ważne dla sukcesu firmy, jak zatrudnienie współzałożyciela, ponieważ często zdarzają się znakomici kandydaci, którzy nie pasują do kultury i potrzeb firmy.
Osobisty asystent może pomóc Ci w podejmowaniu ważnych decyzji, wchodząc w Twoje buty i widząc rzeczy z nowej perspektywy. Jako oczy i uszy szefa, asystenci osobisti muszą umieć słuchać, komunikować się w całej organizacji i radzić sobie z problemami zespołu. Te umiejętności są niezbędne dla sukcesu firmy, ponieważ zwiększają produktywność i wydajność całego zespołu. Rola ta jest szczególnie kluczowa w środowisku startupów.
Zatrudniając osobistego asystenta, pamiętaj o tym, aby wyjaśnić innym pracownikom korzyści płynące z jego zatrudnienia. Ważne jest, aby upewnić się, że polityka i procedury Twojej firmy są zgodne z obowiązkami asystenta. Jeśli nie masz jasnego opisu pracy, prawdopodobnie będziesz musiał przeszkolić tę osobę, jak robić pewne rzeczy. Najlepiej, jeśli opis stanowiska pracy będzie zawierał jasny opis tego, czego będzie się oczekiwać od asystenta.
Dodanie osobistego asystenta do zespołu firmy ma wiele korzyści. Po pierwsze, asystent uwolni Twój czas. Osobisty asystent ma duże umiejętności organizacyjne i zarządcze, może załatwiać sprawy i zarządzać budżetem. Oprócz tego, że pozwala mieć więcej wolnego czasu, osobiści asystenci mogą być również doskonałym zasobem, gdy prowadzisz zajęty biznes. Asystent osobisty będzie również drugą parą oczu i uszu, co jest cennym zasobem.
Zalecenia dotyczące rozmowy z potencjalnymi kandydatami
Podczas rozmowy z potencjalnymi asystentami menedżerów dla swojej firmy, są pewne rzeczy, na które należy zwrócić uwagę. Na przykład, jeśli masz wysoki wskaźnik rotacji, powinieneś być w stanie określić, czy kandydat ma historię pracy poniżej oczekiwań na poprzednim stanowisku. Jeśli kandydat nie ma, powinieneś rozważyć jego styl zarządzania. Niektóre firmy lubią, gdy menedżerowie są praktyczni, podczas gdy inne wolą kogoś, kto może robić różne rzeczy.
Zanim przeprowadzisz rozmowę z jakimkolwiek kandydatem, określ, jakich cech oczekujesz od nowego pracownika. Fernandez-Araoz zaleca, abyś spisał cechy, których szukasz u nowego pracownika. Na przykład, powinieneś określić, jakich świadczeń lub wynagrodzenia szukasz. Możesz też przyjrzeć się najlepszym pracownikom w swojej firmie i ustalić, czy mają podobne cechy.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zapytaj o wszelkie umiejętności techniczne lub oprogramowanie, z którego korzystają. Bądź szczery w kwestii tych umiejętności. Pytaj o ich mocne i słabe strony. Pamiętaj, aby zapytać, czy są zaznajomieni z oprogramowaniem i technologią na zamówienie. Dowiedz się, jakie zadania kandydat może wykonać w ciągu dnia lub tygodnia. Zapytaj, czy jest pewny swojej zdolności do wykonywania zadań. Upewnij się, że kandydat jest skłonny do pracy w długich godzinach i jest elastyczny.
Podczas rozmowy z potencjalnym kandydatem pamiętaj, aby wyjaśnić, jak działa proces rekrutacji. Większość kandydatów czuje się sfrustrowana brakiem komunikacji, więc bądź jasny i wyjaśnij swój proces tak dokładnie, jak to możliwe. Wielu pracodawców korzysta z Typeform lub innego formularza aplikacyjnego, co może być niezwykle pomocne. Spraw, aby proces był łatwy dla kandydatów, a Twoja firma będzie czerpać korzyści. W ten sposób wszyscy będą czuli się komfortowo pracując razem.
Koszt zatrudnienia osobistego asystenta
Zatrudniając osobistego asystenta w swojej firmie, nie zapewniasz tylko miejsca pracy; zapewniasz cenny zasób, który pomoże Ci prowadzić firmę. Chociaż zatrudnienie pracownika nie jest darmowe, jest stosunkowo niedrogie w porównaniu z kosztem osobistego asystenta. Poniżej przedstawiono niektóre z czynników, które decydują o kosztach zatrudnienia osobistego asystenta w firmie:
Najważniejszym czynnikiem jest doświadczenie i zestaw umiejętności. Osobisty asystent ma zazwyczaj niższą stawkę godzinową niż zwykły pracownik. Zazwyczaj pracują oni za stałą miesięczną stawkę, co pozwala utrzymać koszty na niskim poziomie. Alternatywnie, można zatrudnić wirtualnego asystenta do pracy dla Ciebie w stałej cenie. W ten sposób, nie będziesz musiał płacić za dni chorobowe lub wakacje. Zaoszczędzisz również pieniądze w dłuższej perspektywie, ponieważ będziesz płacić tylko za godziny, które wykorzystasz.
Koszty rekrutacji będą się różnić w zależności od tego, czy zatrudniasz asystenta w pełnym wymiarze godzin czy wirtualnego. Zatrudnienie osobistego PA będzie kosztować więcej niż zatrudnienie zespołu wirtualnych asystentów. Dodatkowo, ważne jest, aby wziąć pod uwagę poziom doświadczenia nowego osobistego asystenta. Zatrudnianie VA wymaga znacznie mniej szkoleń i wydatków bieżących niż zatrudnianie pracownika w pełnym wymiarze godzin. Jeśli zatrudniasz wirtualnego asystenta, nie będziesz musiał płacić za bieżące szkolenia. Możesz również rozważyć wykorzystanie strony internetowej lub mediów społecznościowych.
Wybierając, czy zatrudnić asystenta w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin, weź pod uwagę koszty utrzymania w okolicy. Choć zatrudnienie asystenta w niepełnym wymiarze godzin może wydawać się bardziej przystępne, prawdopodobnie zapłacimy więcej za jego wynagrodzenie i świadczenia. Koszt życia będzie się również różnić w zależności od wynagrodzenia, które płacisz. Należy porównać te koszty z pensjami z tego samego regionu lub kraju. Jeśli to możliwe, wybierz kogoś z tego samego obszaru co ty.
Wybór między asystentem wirtualnym a osobistym
Decydując się na wybór między asystentem osobistym a wirtualnym dla swojej firmy, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Wirtualni asystenci mogą pracować w wielu różnych branżach i rodzajach wsparcia. Oprócz możliwości wykonywania wielu różnych zadań, muszą być w stanie komunikować się z Tobą przez telefon i e-mail. Zatrudniając osobistego asystenta dla swojej firmy, należy zawsze upewnić się, że VA wybrać jest wykwalifikowany i chętny do pracy. Ponadto, należy sprawdzić umiejętności i doświadczenie potencjalnego VA i czy są one doświadczone w branży. Należy również sprawdzić na aspekty prawne.
Osobiści asystenci są zazwyczaj drożsi niż wirtualni asystenci. Musisz umieścić ogłoszenie o pracę, a następnie przesiać CV, aby znaleźć odpowiednią osobę. Trzeba przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne i sprawdzić dane osobowe. Będą one musiały być przeszkolone, aby zapewnić, że są w stanie pracować z biurem prawidłowo. Musisz także poświęcić czas na zapoznanie się z działalnością firmy i procesami. Zatrudnianie wirtualnego asystenta, z drugiej strony, eliminuje ten proces. Dodatkowo wirtualni asystenci zazwyczaj przechodzą więcej szkoleń niż tradycyjny asystent.
Podczas zatrudniania VA, należy upewnić się, aby ustanowić stronę internetową. Twoja strona powinna jasno określić, jakie usługi oferujesz i jakie umiejętności masz. W zależności od rodzaju pracy, której potrzebujesz, obciążenie wirtualnego asystenta może się wahać. Jednak firma lub agencja, która oferuje usługi VA może pomieścić zmienne obciążenia pracy swoich klientów lepiej. Ponadto, należy upewnić się, aby wybrać VA, który pracuje z oprogramowania używasz, ponieważ będzie to określić ich codzienne obowiązki.
Rozmowa kwalifikacyjna dla osobistego asystenta
Kandydaci ubiegający się o stanowisko osobistego asystenta w Twojej firmie powinni mieć dobre poczucie inicjatywy w rozwiązywaniu problemów. Aby sprawdzić te cechy, można zadać im kilka pytań. Przykładowa odpowiedź na pytanie kwalifikacyjne dotyczące asystenta osobistego powinna wykazywać inicjatywę, kreatywność i kompetencje. Skuteczna odpowiedź asystenta osobistego zaprezentuje te cechy i pokaże, jak dobrze będzie on pracował z różnymi osobowościami i w różnych okolicznościach.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy omówić wcześniejsze doświadczenia w pracy jako osobisty asystent. Jaki był zakres Twoich obowiązków na co dzień? Czy miała Pani/Pan specjalne projekty lub klientów, którzy odpowiadali Pani/Pana potrzebom? Jakie były jedne z najlepszych elementów tej pracy? Opisz szczegółowo to doświadczenie. Poproś każdego kandydata o podanie konkretnych przykładów, w jaki sposób rozwiązał problem na poprzednim stanowisku. Następnie powinieneś poprosić ich o refleksję nad swoim doświadczeniem i podkreślenie jego najlepszych cech.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko osobistego asystenta pamiętaj, aby zadawać konkretne pytania dotyczące pracy i firmy. Posługiwanie się przykładami z własnego doświadczenia i referencjami pomoże określić, czy kandydat nadaje się do tej roli. Pamiętaj, aby poprosić o referencje, dzięki czemu można uzyskać lepsze wyobrażenie o ich charakterze i zdolności do dopasowania się do firmy. Twój rozmówca doceni te informacje, ponieważ pomogą one ocenić, czy kandydat pasuje do kultury firmy.
Choć ważne jest, by być dokładnym w rozmowach z kandydatami, przedsiębiorcy często pomijają znaczenie stanowiska osobistego asystenta. Chociaż osobisty asystent może nie mieć takiej samej wrażliwości i odpowiedzialności jak współzałożyciel firmy, jest on odpowiedzialny za wiele ważnych aspektów firmy. Znalezienie odpowiedniego osobistego asystenta dla firmy jest równie ważne, jak zatrudnienie właściwego współzałożyciela. Wielu utalentowanych kandydatów może nie pasować do kultury firmy.
Podobne tematy