Sekretarz spółki ma wiele obowiązków. Do niektórych z nich należy utrzymywanie aktualności ksiąg statutowych spółki i zgłoszeń do Companies House, wspieranie Rady Dyrektorów i jej komitetów, organizowanie spotkań i prowadzenie dokumentacji. Obowiązki sekretarza są również regulowane przez prawo. W niniejszym artykule omówimy niektóre z tych obowiązków i ich związek z funkcją sekretarza.
Mamy przyjemność przedstawić artykuł przygotowany w porozumieniu z jaknegocjowac.com.pl
Prowadzenie ustawowych ksiąg i wypełnień Companies House na bieżąco
Prowadzenie ustawowych ksiąg i wypełnień dla firmy jest jednym z głównych obowiązków sekretarza firmy. Zgodnie z ustawą o spółkach, spółka musi prowadzić rejestr swoich członków, dyrektorów i sekretarzy. Rejestr jest głównym organem określającym, kto jest właścicielem spółki i jakie ma udziały. Rejestr musi być przechowywany w siedzibie spółki lub w innym biurze zgłoszonym do Companies House.
Księgi statutowe są oficjalnymi aktami dyrektorów, sekretarza i innych osób sprawujących znaczącą kontrolę nad spółką. Akta te mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej i muszą spełniać wymagania nałożone przez Companies Act 2006. Jeśli jakiekolwiek informacje zawarte w księgach są niekompletne lub nieaktualne, spółka musi podjąć natychmiastowe działania. Ponadto, jeśli dyrektor zostanie skazany za wykroczenie, firma może zostać ukarana grzywną w wysokości do 30 000 funtów.
Zapewnienie wsparcia radzie i jej komisjom
Rola łącznika rady nadzorczej jest niezbędna dla sukcesu każdej komisji. Osoba ta powinna współpracować z przewodniczącym komisji i zapewniać wsparcie administracyjne, a nie kierować pracą członków komisji. Powinna również zapewniać członkom komisji wsparcie w nagłych przypadkach oraz komunikować się z odpowiednimi pracownikami i liderami rady. Zapewnienie wsparcia radzie i jej komisjom jest kluczową częścią roli, jaką jest zarządzanie radą. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą łącznikowi rady odnieść sukces.
Spotkanie zarządu może być długie i często dotyczy drobiazgów. Czasami złożone kwestie muszą być omawiane w mniejszych grupach. Sekretarz zarządu może pomóc, dostarczając członkom komisji materiały pisemne. Protokół z zebrania powinien zawierać informacje o wszelkich działaniach, osobach odpowiedzialnych i kolejnych krokach. Upewnij się, że spotkania są krótkie i efektywne, a jednocześnie pozwalają na koleżeństwo i poczęstunek. Kiedy komitety zakończą swoją pracę, powinny złożyć raport zarządowi do zatwierdzenia.
Organizowanie spotkań
Zadaniem sekretarza jest planowanie i organizowanie spotkań dla firmy. Sekretarz ma wiele obowiązków, w tym ustawianie spotkań, dystrybucję dokumentów i pomoc zespołowi wykonawczemu w realizacji projektów. Służą również jako mentorzy dla nowych pracowników. Z pomocą technologii, obowiązki sekretarki mogą być zautomatyzowane. Oprogramowanie ERP firmy HashMicro może pomóc w realizacji wszystkich tych zadań.
Oprócz powyższych czynności sekretarki zajmują się również dokumentowaniem danych finansowych. W korporacji handlowej sekretarka dokumentuje raporty zespołu sprzedażowego i wydatki firmy. Ponadto organizują dane finansowe, korzystając z oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych i kompilując je w określone raporty finansowe. Rola sekretarki może obejmować pomoc zespołowi wykonawczemu w opracowywaniu zasad i procedur. Sekretarka może opracować procedurę rejestrowania planów leczenia pacjentów i przeszkolić personel w zakresie tej procedury.
Oprócz tego sekretarki mogą pełnić funkcję recepcjonistek, witając klientów i gości w firmie. Mogą również przynosić poczęstunek i robić notatki podczas spotkań. Te obowiązki zapewnią utrzymanie profesjonalizmu firmy podczas witania klientów i gości. Sekretarka może również koordynować relacje z innymi organizacjami i firmami. Na przykład, asystentka sekretariatu w firmie inżynierskiej może zorganizować konferencję z wykonawcą. Może ona również nawiązywać kontakty z innymi organizacjami inżynierskimi, kupować zasoby i tworzyć partnerstwa biznesowe.
Uporządkowanie dokumentacji
Sekretarka jest kluczowym członkiem personelu administracyjnego firmy. Organizuje ona pisemną korespondencję, prowadzi spotkania i inne ważne działania, pomaga kierownictwu w realizacji projektów oraz udziela wsparcia nowym pracownikom. Sekretarki są niezbędne dla sukcesu firmy. Bez nich działalność operacyjna byłaby chaotyczna. Czy to w małej firmie, czy w dużej korporacji, praca sekretarki jest kluczowa dla jej funkcjonowania.
Jako sekretarka będziesz odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji. Obejmuje to szkolenie, promowanie i planowanie. Ten rodzaj pracy będzie wymagał dużej wiedzy na temat zarządzania dokumentacją, a także innych funkcji biurowych. Jako sekretarka staniesz się ekspertem w wielu dziedzinach, w tym w zarządzaniu rekordami, i powinieneś mieć pewne pojęcie o tym, jak radzić sobie z każdym zadaniem. Oto kilka wskazówek dotyczących idealnej rozmowy kwalifikacyjnej z sekretarką:
Sekretarz jest odpowiedzialny za rejestrowanie obecności wszystkich członków. Sekretarz może prowadzić bieżący rejestr osób uczestniczących w spotkaniach, a także opracować symbole wskazujące osoby nieobecne, obecne i usprawiedliwione. Sprawny sekretarz powinien prowadzić dokładną ewidencję obecności i odnotowywać poprawną pisownię, ortografię i kapitalizację. Powinna zwracać uwagę na to, czy wszystkie dane są wprowadzone dokładnie i czytelnie oraz czy sekretarka dokonała wszystkich niezbędnych poprawek lub weryfikacji.
Podobne tematy